Projektinhalt:

Die Marktgemeinde St. Johann in Tirol setzt sich zum Ziel über das, was bisher unter dem papierlosen Büro verstanden wird, weit hinauszugehen. Daher werden die Prozesse in den Abteilungen genau analysiert und auf Zweckmäßigkeit und Optimierungspotenzial geprüft.

Folgende Maßnahmen werden dabei gesetzt:

• In den Büros gibt es keine Schreibutensilien mehr, keine Post-its, keine Notizbücher und kein Papier
• Die Drucker werden von den PCs entfernt – keine Ausdruckmöglichkeit
• Auch Büromöbel wie Aktenschränke werden entfernt

Direkte Vorteile dieser Maßnahmen sind:

• Kein Büromaterial muss gekauft werden
• Notizen sind auf digitalen Endgeräten immer verfügbar
• Kein Papierankauf mehr notwendig
• Es müssen sukzessive immer weniger Kopierer betrieben werden
• Büroräume wirken größer und luftiger
• Durch den Platzgewinn können Doppelarbeitsplätze geschaffen werden
• Weniger Platzbedarf in Zukunft bedeutet weniger Druck für Zubauten
• Keine statischen Probleme aufgrund schwerer Aktenschränke
• Anschaffung von Büromöbel wird günstiger – nur noch Schreibtisch und Sessel

Indirekt ergeben sich durch die Evaluation sämtlicher Verwaltungsabläufe noch folgende Vorteile, die entscheidende Verbesserungen in der Effizienz nach sich ziehen können:

• Durch das Verhindern von Medienbrüchen werden sämtliche Abläufe evaluiert. Dadurch werden die Prozesse schlanker, effizienter und bürgerfreundlicher
• Durch das Überdenken der Prozesse wird auch hinterfragt, ob bestimmte Abläufe unter aktuellen Bedingungen überhaupt noch erforderlich sind (schlankere Strukturen, Konzentration auf das Wesentliche)
• Im Zuge der Digitalisierung aller Abläufe können Dokumente wesentlich einfacher für Bürger zur Verfügung gestellt werden (beispielsweise Bauakten über das Bürgerportal) und im Zuge der Prozessanalyse werden viele neue Online-Formulare erstellt
• Mitarbeiter können an dem Projekt aktiv die sie betreffenden Prozesse mitgestalten. Die Arbeitsumgebung wird attraktiver und sie können eigene Ideen einbringen

Projektpartner:

• Kufgem GmbH

Ansprechpartner:in zum Projekt:

• Therese Altersberger, Telefon: +43 5352 6900-218, E-Mail: therese.altersberger@st.johann.tirol
• Martin Reisinger, Telefon: +43 5352 6900-234, E-Mail: martin.reisinger@st.johann.tirol
• Peter Reiter, Telefon: +43 5352 6900-242, E-Mail: peter.reiter@st.johann.tirol
• Stefan Brandtner, Telefon: +43 5352 6900-225, E-Mail: stefan.brandtner@st.johann.tirol